Gestión de cuentas por pagar: 7 prácticas para mejorar la productividad

Menos del 40% de las empresas sobreviven sus primeros cinco años. Controlar las cuentas por pagar puede ayudar a evitar esta estadística, ya que esta herramienta es clave para garantizar la estabilidad financiera de cualquier empresa, independientemente de su tamaño.

En definitiva, con esta estrategia es posible comprender y organizar todos los gastos de una empresa, evitando el impago o la acumulación de pasivos más allá de la capacidad financiera del negocio.

En este contenido comprenderás cómo funciona esta herramienta de gestión financiera y conocerás las mejores prácticas para aumentar la productividad y la eficiencia en el sector.

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¿Qué es el control de cuentas por pagar?

Para alcanzar el objetivo principal de la actividad empresarial (beneficio), es necesario invertir en espacio, materias primas, empleados, herramientas, etc.

Sabemos que invertir genera costos para el negocio, y estos costos, cuando no se gestionan correctamente, pueden crecer como una bola de nieve y obstaculizar el crecimiento de la empresa, pudiendo incluso llevarla a la quiebra.  

Por lo tanto, para evitar futuros problemas de flujo de caja en su negocio, es esencial implementar un control de cuentas por pagar. 

Esta estrategia tiene como objetivo organizar, gestionar y registrar el pago de todas las facturas de la empresa , evitando retrasos, multas e intereses.

¿Cuál es la diferencia entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar?

El control de cuentas por pagar debe incluir todos los gastos necesarios para que la empresa pueda realizar sus actividades. 

A su vez, el control de cuentas por cobrar debe incluir todos los ingresos que ingresan al flujo de caja de la empresa .

Además, es esencial implementar una estrategia que tenga como objetivo gestionar tanto los activos como los pasivos, es decir, controlar las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar. 

¿Cómo gestionar las cuentas por pagar? 7 consejos prácticos

1. Separe sus finanzas personales de sus finanzas comerciales

El primer paso para un negocio exitoso es separar las finanzas, incluso en las micro y pequeñas empresas.

Con esta estrategia, se evita utilizar los ingresos del negocio para gastos personales. Además, esta separación también evita lo contrario: utilizar recursos personales para cumplir con las obligaciones de la empresa.

Así pues, el primer consejo práctico (y fundamental) es utilizar una cuenta bancaria exclusivamente para tu negocio , ¡dirigiendo todos los ingresos a ella!

2. Centralizar el control de cuentas

¿Su empresa utiliza varias hojas de cálculo o cuadernos para la gestión financiera? Si es así, debería abandonar esta estrategia y centralizar el control en un solo lugar.

Esto facilitará la organización y el seguimiento de los gastos de un mes o período determinado, así como la fecha de vencimiento de cada obligación.

También te recomendamos optar por un módulo de organización financiera inteligente con almacenamiento en la nube, que te permitirá acceder a tu planilla de control de cuentas por pagar desde cualquier lugar, requiriendo únicamente una conexión a internet.

3. Registre todas las transacciones

Todos los gastos deben registrarse , independientemente de su valor. Esta práctica no solo garantiza una gestión financiera eficiente, sino también el éxito de toda la empresa.

En última instancia, el sector financiero está relacionado (directa o indirectamente) con todos los departamentos de una empresa. 

Y cuando su gestión se vuelve ineficiente, termina influyendo negativamente en diversos sectores y actividades, por ejemplo: flujo de caja , control de inventarios, medición de resultados, entre otros.

Por eso, registre siempre todas las transacciones, ya sea de valor R$ 30,00 o R$ 3.000,00, evitando sorpresas y pagos atrasados ​​al final del mes.

4. Monitorear el flujo de caja

El flujo de caja se utiliza para gestionar los pagos y cobros de una empresa, y es una herramienta fundamental para controlar las cuentas por pagar , ya que proporciona informes sobre todos los costes.

Para asegurar su eficiencia, además de implementar esta herramienta, también es necesario monitorearla periódicamente, dando seguimiento a sus registros y verificando el flujo de dinero.

Esto hace que sea más fácil identificar todos los gastos de una empresa durante un período determinado, así como cualquier brecha financiera, que debe cubrirse lo más rápidamente posible.

5. Invierta en automatización

¿El departamento de finanzas de su empresa utiliza alguna tecnología que ofrezca mayor velocidad y precisión a sus operaciones? 

Los errores humanos pueden causar pérdidas a una empresa, poniendo en peligro sus operaciones y, en consecuencia, su salud financiera.

Las herramientas que contribuyen directamente al control de cuentas por pagar o, indirectamente, por ejemplo, a la gestión de proveedores , ayudan a que el departamento de finanzas pueda operar a un alto nivel y entregar los resultados esperados.

Sin mencionar que, al invertir en automatización, su empresa asegura una mayor productividad de los empleados , permitiéndoles enfocar su energía en otras actividades que contribuyen al crecimiento del negocio.

6. No utilice cuentas por cobrar como garantía

Las ventas realizadas con tarjeta de crédito no siempre se debitan de inmediato. De hecho, la gran mayoría de las instituciones tardan hasta 30 días en liberar el crédito.

Por lo tanto, no considere este dinero como parte de su activo disponible, especialmente al asumir nuevos compromisos financieros, ya que pueden ocurrir eventos imprevistos que impidan a su empresa hacer frente a dichas obligaciones.

En caso necesario, también es posible recurrir a la financiación de cuentas por cobrar , un recurso que debita este crédito pendiente antes de la fecha de vencimiento y tiene una tasa reducida si se compara con un préstamo convencional u otras formas de crédito .

7. Gestión eficiente de proveedores

El secreto para lograr eficiencia en la gestión de proveedores es automatizar este sector con software inteligente.

De esta forma, toda la información y flujos de procesos quedarán reunidos en un único lugar, de forma automática e inteligente, permitiendo un acceso práctico y rápido a estos datos por ambas partes.

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Escrito por Skyone