Cómo Arco-Mix prepara su infraestructura para los picos de actividad comercial

En el sector minorista, una operación puede pasar de la actividad normal a un pico de ventas en cuestión de horas. El Black Friday, la Navidad, las campañas promocionales, los fines de semana, el principio y el final del mes, e incluso la apertura de una nueva tienda, exigen que la tecnología, el personal y los procesos estén preparados para satisfacer la demanda.

En Arco-Mix, esta preparación implica validar entornos críticos, evaluar la necesidad de ampliar recursos y mantener planes de contingencia para diferentes escenarios. Con una operación que abarca tiendas físicas, comercio electrónico, su propia aplicación, entrega a domicilio, marketplaces, televenta, venta directa, venta al por mayor y venta al por mayor, la disponibilidad del sistema es una parte importante de la experiencia de compra.

El reto: garantizar la disponibilidad cuando aumenta la demanda

Para Andressa Silva, responsable de informática en Arco-Mix, uno de los principales retos durante los periodos de alta demanda es garantizar la disponibilidad de toda la infraestructura que da soporte a la operación.

Esto incluye servidores, bases de datos y entornos de aplicaciones, así como la capacidad de ampliar la potencia de procesamiento u otros recursos cuando sea necesario.

Durante los periodos de mayor actividad, ciertos componentes reciben especial atención. Los sistemas de punto de venta (POS), los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), las bases de datos, internet y la conectividad se encuentran entre los entornos más sensibles. El procesamiento de pedidos, los métodos de pago, los precios y las promociones, el sistema de gestión de almacenes (WMS), la integración de sistemas y la seguridad de la información también forman parte de este escenario.

Por lo tanto, la planificación comienza antes del aumento del volumen de ventas.

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Preparación: Anticipar la demanda antes de que llegue

Antes de los períodos de mayor actividad, el equipo de TI valida los activos considerados esenciales para las operaciones, incluidos los sistemas de punto de venta, los servidores y las bases de datos.

Basándose en este análisis, la empresa determina si será necesario aumentar el espacio de almacenamiento, la capacidad de procesamiento o realizar configuraciones adicionales. Cuando identifica una necesidad potencial, actualiza los entornos antes de que se produzcan los picos de uso.

La lógica es simple: si la infraestructura no está preparada para responder a una mayor demanda, el impacto puede afectar directamente al cliente.

Por lo tanto, la capacidad no se considera simplemente una cuestión técnica. Forma parte de la preparación para las operaciones comerciales.

Contingencia: Por qué el comercio minorista no puede detenerse

La disponibilidad también depende de la capacidad de respuesta cuando algo no sale según lo previsto.

En Arco-Mix, las operaciones incluyen entornos de contingencia para diferentes escenarios. En el punto de venta (TPV), por ejemplo, es posible realizar ventas incluso sin conexión. En caso de problemas de enlace, existe una segunda alternativa de conectividad, y en un escenario aún más crítico, la empresa utiliza Starlink como tercera opción de contingencia.

También existen alternativas para situaciones como la indisponibilidad de la base de datos, incluida la posibilidad de activar un entorno de recuperación ante desastres (DR).

Esta estructura se basa en una premisa que resume con precisión la realidad del comercio minorista: las operaciones deben continuar incluso cuando la tecnología falla.

La inteligencia artificial ya forma parte de la operación

La preparación tecnológica de Arco-Mix también incluye el uso de inteligencia artificial.

Según Andressa, la empresa utiliza IA en áreas como inventario, prevención de pérdidas, análisis de datos, elaboración de informes y seguridad. Dependiendo del caso, la tecnología se puede aplicar mediante algoritmos ejecutados localmente o por agentes especializados en actividades específicas.

Entre las posibles aplicaciones identificadas por la empresa se encuentran la previsión de la demanda, la gestión de inventarios, la fijación de precios y las promociones, la prevención de pérdidas, el servicio al cliente, la logística, el marketing y la gestión de recursos humanos.

Al mismo tiempo, la adopción de la IA aún enfrenta desafíos prácticos. Estos incluyen la disponibilidad de presupuesto y la dificultad de demostrar el retorno de la inversión.

La tecnología y las personas deben estar preparadas

Para Arco-Mix, estar preparado para un pico de demanda significa algo más que invertir en infraestructura.

Al preguntarle sobre una mejora que priorizaría antes del próximo período de mayor demanda, Andressa señala dos caminos. En el ámbito tecnológico, ampliar la capacidad de inversión en infraestructura para aumentar la disponibilidad y reducir el impacto en el cliente. En el ámbito operativo, capacitar al personal, especialmente dada la escasez de profesionales cualificados en el sector minorista.

Este segundo punto cobra aún más relevancia al considerar el escenario de seguridad. Incluso una infraestructura robusta puede verse afectada si quienes la operan no están preparados, comprometidos y conscientes de sus funciones, especialmente ante los riesgos de los ciberataques.

El resultado: una operación diseñada para proteger la experiencia del cliente

En el sector minorista, la preparación tecnológica tiene un impacto que va mucho más allá del área de TI.

Según Andressa, cuando una empresa anticipa los períodos de alta demanda, puede mantener la disponibilidad de sus productos, servicios y sistemas, y ofrecer una experiencia de compra más consistente. Cuando esto no sucede, un fallo puede generar insatisfacción y afectar la relación con el cliente.

La experiencia de Arco-Mix demuestra que la preparación de las operaciones para los períodos de máxima actividad implica una combinación de capacidad tecnológica, disponibilidad, planificación de contingencias, inteligencia artificial y capacitación.

Porque, en definitiva, el objetivo de la infraestructura no es solo soportar más transacciones, sino garantizar que, cuando aumente el tráfico, el cliente pueda seguir realizando compras.