Gestion des comptes fournisseurs : 7 pratiques pour améliorer la productivité

Moins de 40 % des entreprises survivent à leurs cinq premières années d'existence. La maîtrise des comptes fournisseurs permet d'éviter ce phénomène, car cet outil est essentiel à la stabilité financière de toute entreprise, quelle que soit sa taille.

En définitive, cette stratégie permet de comprendre et d'organiser toutes les dépenses d'une entreprise, évitant ainsi le défaut de paiement ou l'accumulation de dettes dépassant les capacités financières de l'entreprise.

Ce contenu vous permettra de comprendre le fonctionnement de cet outil de gestion financière et d'apprendre les meilleures pratiques pour accroître la productivité et l'efficacité du secteur.

Bonne lecture !

Qu’est-ce que le contrôle des comptes fournisseurs ?

Pour atteindre l'objectif principal de l'activité commerciale (le profit), il est nécessaire d'investir dans l'espace, les matières premières, les employés, les outils, etc.

Nous savons que les investissements engendrent des coûts pour l'entreprise, et que ces coûts, lorsqu'ils ne sont pas gérés correctement, peuvent s'accumuler et freiner la croissance de l'entreprise, pouvant même conduire à la faillite.  

Par conséquent, pour éviter de futurs problèmes de trésorerie dans votre entreprise, il est essentiel de mettre en place un contrôle des comptes fournisseurs. 

Cette stratégie vise à organiser, gérer et enregistrer le paiement de toutes les factures de l'entreprise , en évitant les retards, les amendes et les intérêts.

Quelle est la différence entre les comptes fournisseurs et les comptes clients ?

Le contrôle des comptes fournisseurs doit inclure toutes les dépenses nécessaires à l'entreprise pour mener à bien ses activités. 

En conséquence, le contrôle des comptes clients doit inclure tous les revenus qui intègrent les flux de trésorerie de l'entreprise .

De plus, il est essentiel de mettre en œuvre une stratégie visant à gérer à la fois l'actif et le passif, c'est-à-dire à contrôler les comptes fournisseurs et les comptes clients. 

Comment gérer les comptes fournisseurs ? 7 conseils pratiques

1. Séparez vos finances personnelles de vos finances professionnelles

La première étape vers la réussite d'une entreprise consiste à séparer les finances, même dans les micro et petites entreprises.

Cette stratégie vous évite d'utiliser les revenus de l'entreprise pour vos dépenses personnelles. De plus, cette séparation empêche également l'inverse : utiliser vos ressources personnelles pour faire face aux obligations de l'entreprise.

Le premier conseil pratique (et fondamental) est donc d'utiliser un compte bancaire exclusivement dédié à votre entreprise , en y dirigeant tous vos revenus !

2. Centraliser le contrôle des comptes

Votre entreprise utilise-t-elle plusieurs feuilles de calcul ou carnets de notes pour la gestion financière ? Si oui, vous devriez abandonner cette stratégie et centraliser le contrôle dans un seul outil.

Cela facilitera l'organisation et le suivi des dépenses pour un mois ou une période donnée, ainsi que la date d'échéance de chaque obligation.

Nous vous recommandons également d'opter pour un module d'organisation financière intelligent avec stockage cloud, vous permettant d'accéder à votre feuille de calcul de contrôle des comptes fournisseurs depuis n'importe où, une simple connexion internet étant nécessaire.

3. Enregistrez toutes les transactions

Toutes les dépenses doivent être enregistrées , quel que soit leur montant. Cette pratique garantit non seulement une gestion financière efficace, mais aussi la réussite de l'ensemble de l'entreprise.

En définitive, le secteur financier est lié (directement ou indirectement) à tous les départements d'une entreprise. 

Et lorsque sa gestion devient inefficace, elle finit par influencer négativement divers secteurs et activités, par exemple : les flux de trésorerie , le contrôle des stocks, la mesure des résultats, entre autres.

Par conséquent, enregistrez toujours toutes les transactions, qu'elles soient de 30,00 R$ ou de 3 000,00 R$, afin d'éviter les surprises et les retards de paiement en fin de mois.

4. Surveiller les flux de trésorerie

Le flux de trésorerie sert à gérer les paiements et les encaissements d'une entreprise et constitue un outil fondamental pour le contrôle des comptes fournisseurs , car il fournit des rapports sur tous les coûts.

Pour garantir son efficacité, outre la mise en œuvre de cet outil, il est également nécessaire de le contrôler périodiquement, en suivant ses enregistrements et en vérifiant les flux financiers.

Cela permet d'identifier plus facilement toutes les dépenses d'une entreprise au cours d'une période donnée, ainsi que les éventuels déficits financiers, qui doivent être comblés le plus rapidement possible.

5. Investissez dans l'automatisation

Le service financier de votre entreprise utilise-t-il une technologie permettant d'améliorer la rapidité et la précision de ses opérations ? 

Les erreurs humaines peuvent entraîner des pertes pour une entreprise, mettant en péril ses opérations et, par conséquent, sa santé financière.

Les outils qui contribuent directement au contrôle des comptes fournisseurs ou indirectement, par exemple à la gestion des fournisseurs , permettent au service financier de fonctionner à un niveau élevé et d'atteindre les résultats escomptés.

Sans oublier qu'en investissant dans l'automatisation, votre entreprise garantit une plus grande productivité de ses employés , leur permettant de concentrer leur énergie sur d'autres activités contribuant à la croissance de l'entreprise.

6. N’utilisez pas les comptes clients comme garantie

Les achats effectués par carte bancaire ne sont pas toujours débités immédiatement. En effet, la grande majorité des établissements prennent jusqu'à 30 jours pour débloquer les fonds.

Par conséquent, ne considérez pas cet argent comme faisant partie de vos actifs disponibles, surtout lorsque vous contractez de nouveaux engagements financiers, car des événements imprévus peuvent survenir et empêcher votre entreprise de respecter ces obligations.

Si nécessaire, il est également possible de recourir au financement des créances , une ressource qui débite ce crédit en cours avant la date d'échéance et qui présente un taux réduit par rapport à un prêt conventionnel ou à d'autres formes de crédit .

7. Gestion efficace des fournisseurs

Le secret pour parvenir à une gestion efficace des fournisseurs réside dans l'automatisation de ce secteur grâce à un logiciel intelligent.

Ainsi, toutes les informations et tous les flux de processus seront rassemblés en un seul endroit, automatiquement et intelligemment, permettant un accès pratique et rapide à ces données par les deux parties.

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Paiements aux fournisseurs : comment négocier de nouveaux délais ?

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Écrit par Skyone