Cómo Arcomix prepara su infraestructura informática para los picos de demanda del Black Friday

Arcomix unacadena de supermercados de Pernambuco, se prepara para el Black Friday con computación en la nube elástica y soporte activado con anticipación. Cuando el servidor que soporta el sistema de punto de venta y los cambios de precios falló en el momento de mayor uso, el equipo de Skyone lo actualizó en menos de 10 minutos. Posteriormente, el departamento de TI comenzó a solicitar refuerzos antes de la fecha crítica.

El Black Friday de un supermercado comienza en la pantalla de la persona encargada de fijar los precios

Para el consumidor, el Black Friday es un viernes de ofertas. Para el departamento de informática de una cadena de supermercados, comienza mucho antes y ocurre en un lugar menos visible: el sistema que cambia constantemente los precios.

Este es el escenario en el que Andressa Silva, gerente de TI de Arcomix y Arcovita, una cadena minorista familiar en la región metropolitana de Pernambuco. Ella resume la operación de la siguiente manera: venta minorista, venta al por mayor y venta al por mayor, con tiendas físicas y en línea operando simultáneamente. En otras palabras, el sistema debe estar disponible en todos los escenarios, en todo momento.

Según ella, el Black Friday es un caos: los precios cambian constantemente y cada cambio pasa por el punto de venta y un servidor alojado en Skyone. Cada cambio supone una presión adicional sobre el medio ambiente.

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¿Qué ocurre cuando el éxito ejerce presión sobre la infraestructura?

Arcomix ya contaba con un equipo excelente. El problema radicaba en otra cosa: el sector minorista es dinámico, las ventas crecieron y este crecimiento comenzó a sobrecargar la base de datos y las operaciones. Era necesario ampliar el entorno para garantizar la disponibilidad.

Es un desafío común para las empresas en crecimiento: la infraestructura que les servía ayer no estaba diseñada para el volumen actual. Y, en el sector minorista, la lentitud se hace notar primero donde más duele. En palabras de Andressa, las ventas son el corazón del comercio minorista y no pueden permitirse la lentitud en ningún proceso.

¿Por qué la migración a la nube ha cambiado las reglas del juego?

Fue en ese momento cuando Arcomix descubrió Skyone. La migración a la nube, descrita por el gerente como algo bastante disruptivo, trajo consigo dos cambios a la vez:

1. Rapidez para escalar. Hoy en día, el equipo puede aumentar los recursos rápidamente, algo que, según ella, no era posible en un entorno local.
2. Tranquilidad para la gerencia. Si ocurre algún incidente, hay un equipo de soporte para ayudar, al que describe como muy proactivo.

El resultado es un entorno estable, y esto tiene un efecto poco comentado: cuando el departamento de TI deja de apagar incendios, la gente puede centrarse en lo que realmente necesita hacer.

El día en que el servidor falló en el momento de máxima carga (y se solucionó en menos de 10 minutos)

La estabilidad no significa que no ocurra nada. En un Black Friday, las intensas fluctuaciones de precios incluso provocaron la caída del servidor. Se necesitaba mayor capacidad y mayor velocidad.

El equipo de Arcomix se puso en contacto con Skyone y la actualización se completó en menos de 10 minutos.

Piensa en lo que esto significa. En un supermercado abarrotado, con promociones vigentes, transcurren diez minutos entre que una transacción avanza y se detiene la cola en la caja. Y, en un entorno físico, la misma actualización requeriría comprar, instalar y configurar equipos, un proceso que puede llevar días.

Tras el susto, la lección: anticiparse

Lo más interesante de la historia es lo que hizo Arcomix después. El equipo aprendió a reconocer cuándo se acerca una fecha crítica y a prepararse antes de que surja el problema.

Cuando saben que habrá más presión, como a finales de año o en el Black Friday, empiezan a:

• Avise con antelación que se acerca una fecha importante.
• Solicita más espacio en la base de datosantes de que se agote.
• Abra un ticket de soporte para contar con un equipo de soporte dedicado durante la operación, de modo que cualquier problema reciba una atención más rápida.

Es el tipo de combinación que marca la diferencia: la resiliencia de la nube, que resuelve los imprevistos en minutos, y la planificación, que evita que ocurran imprevistos.

Cómo preparar el departamento de TI para el Black Friday: una lista de verificación inspirada en un caso práctico

Preguntas frecuentes

¿Cómo preparar su infraestructura de TI para el Black Friday?
Identifique los flujos de tráfico más críticos, garantice suficiente capacidad y almacenamiento de bases de datos, y coordine el soporte del proveedor con anticipación. El caso de estudio de Arcomix demuestra que la anticipación previene problemas que la elasticidad solo resuelve posteriormente.

¿La nube ayuda a gestionar los picos de demanda?
Sí, porque permite una rápida expansión de los recursos. En el caso de Arcomix, la actualización del servidor se completó en menos de 10 minutos durante la operación.

¿El Black Friday solo afecta al comercio electrónico?
No. En el comercio minorista físico, este periodo de alta demanda también ejerce presión sobre los sistemas de punto de venta, los precios y las bases de datos, como demuestra la experiencia de Arcomix.

¿Merece la pena contar con soporte técnico especializado en fechas críticas?
Para operaciones donde el tiempo de inactividad es costoso, sí. Tener un equipo de guardia permite resolver los problemas con mayor rapidez, y Arcomix utiliza esta estrategia durante el Black Friday y a finales de año.

En conclusión: la tranquilidad es una tarea invisible

Quienes pasan por Arcomix el Viernes Negro ven promociones y pasillos abarrotados. Lo que no ven es a Andressa y al equipo de informática asegurándose de que los precios cambien, las cajas registradoras funcionen y que nadie tenga que preocuparse por el servidor.

Si hay una lección que aprender de la historia, es que la tranquilidad no es cuestión de suerte. Proviene de un entorno que crece a la par del negocio, un equipo que te apoya cuando las cosas se complican y la costumbre de avisar con antelación. El Black Friday no suele ser el día en que aparece el departamento de TI. Cuando todo va bien, nadie se da cuenta de que estuvieron allí, y así debería ser.

Si tu empresa también está sufriendo las consecuencias del pico de demanda, conviene empezar con una conversación sencilla: ¿qué pasaría con tu departamento de TI si el volumen de trabajo se duplicara mañana? La respuesta suele indicar por dónde empezar.

Escrito por Skyone