Wie Arco-Mix seine Infrastruktur auf Spitzenzeiten im Einzelhandel vorbereitet

Im Einzelhandel kann ein Betrieb innerhalb weniger Stunden von normalem Geschäft zu einem Umsatzhöhepunkt wechseln. Black Friday, Weihnachten, Werbeaktionen, Wochenenden, Monatsbeginn und -ende und sogar die Eröffnung einer neuen Filiale erfordern, dass Technologie, Personal und Prozesse darauf vorbereitet sind, mit der Nachfrage Schritt zu halten.

Bei Arco-Mixumfasst diese Vorbereitung die Validierung kritischer Systeme, die Bedarfsanalyse zur Ressourcenerweiterung und die Pflege von Notfallplänen für verschiedene Szenarien. Da das Unternehmen stationäre Geschäfte, E-Commerce, eine eigene App, Lieferdienste, Marktplätze, Telefonverkauf, Direktvertrieb, Großhandel und Cash-&-Carry-Märkte betreibt, ist die Systemverfügbarkeit ein wichtiger Bestandteil des Einkaufserlebnisses.

Die Herausforderung: die Verfügbarkeit bei steigender Nachfrage sicherzustellen

Für Andressa Silva, IT-Managerin bei Arco-Mix, besteht eine der größten Herausforderungen in Zeiten hoher Nachfrage darin, die Verfügbarkeit der gesamten Infrastruktur sicherzustellen, die den Betrieb unterstützt.

Dies umfasst Server, Datenbanken und Anwendungsumgebungen sowie die Möglichkeit, die Rechenleistung oder andere Ressourcen bei Bedarf zu erweitern.

Zu Spitzenzeiten erhalten bestimmte Komponenten besondere Aufmerksamkeit. Kassensysteme, ERP-Systeme, Datenbanken, Internetverbindungen und Konnektivität zählen zu den sensibelsten Bereichen. Auftragsabwicklung, Zahlungsmethoden, Preisgestaltung und Werbeaktionen, Warenwirtschaftssysteme, Systemintegration und Informationssicherheit fallen ebenfalls in diesen Bereich.

Die Planung beginnt daher bereits vor der Steigerung des Absatzvolumens.

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Vorbereitung: Die Nachfrage antizipieren, bevor sie entsteht

Vor den Spitzenzeiten überprüft das IT-Team die für den Betrieb als wesentlich erachteten Anlagen, darunter Kassensysteme, Server und Datenbanken.

Auf Grundlage dieser Analyse ermittelt das Unternehmen, ob eine Erweiterung des Speicherplatzes oder der Rechenleistung erforderlich ist oder ob zusätzliche Konfigurationen vorgenommen werden müssen. Sobald ein potenzieller Bedarf festgestellt wird, werden die Systeme vor der Spitzenlast entsprechend aufgerüstet.

Die Logik ist einfach: Wenn die Infrastruktur nicht darauf vorbereitet ist, auf eine erhöhte Nachfrage zu reagieren, kann sich dies direkt auf den Kunden auswirken.

Kapazität wird daher nicht nur als technische Frage betrachtet. Sie ist Teil der Vorbereitung auf den kommerziellen Betrieb.

Notfallplan: Warum der Einzelhandel nicht stillstehen kann

Die Verfügbarkeit hängt auch von der Fähigkeit ab, zu reagieren, wenn etwas nicht wie geplant verläuft.

Bei Arco-Mix sind für verschiedene Szenarien Notfallumgebungen eingerichtet. So können beispielsweise am Point of Sale (POS) Verkäufe auch ohne Internetverbindung abgewickelt werden. Bei Verbindungsproblemen steht eine zweite Verbindungsalternative zur Verfügung, und in einem noch kritischeren Fall nutzt das Unternehmen Starlink als dritte Notfalloption.

Es gibt auch Alternativen für Situationen wie die Nichtverfügbarkeit der Datenbank, einschließlich der Möglichkeit, eine Disaster-Recovery-Umgebung (DR) zu aktivieren.

Diese Struktur basiert auf einer Prämisse, die die Realität des Einzelhandels treffend zusammenfasst: Der Betrieb muss auch dann weitergehen, wenn die Technologie ausfällt.

Künstliche Intelligenz ist bereits Teil des Betriebs

Die technologische Vorbereitung von Arco-Mix beinhaltet auch den Einsatz künstlicher Intelligenz.

Laut Andressa setzt das Unternehmen KI in Bereichen wie Bestandsverwaltung, Verlustprävention, Datenanalyse, Berichtswesen und Sicherheit. Je nach Anwendungsfall kann die Technologie durch lokal ausgeführte Algorithmen oder durch auf bestimmte Aufgaben spezialisierte Mitarbeiter eingesetzt werden.

Zu den vom Unternehmen identifizierten Anwendungsmöglichkeiten gehören Bedarfsplanung, Bestandsmanagement, Preisgestaltung und Verkaufsförderung, Verlustprävention, Kundenservice, Logistik, Marketing und Personalmanagement.

Gleichzeitig steht die Einführung von KI weiterhin vor praktischen Herausforderungen. Dazu gehören die Verfügbarkeit von Budgets und die Schwierigkeit, einen Return on Investment nachzuweisen.

Technologie und Menschen müssen vorbereitet sein

Für Arco-Mix bedeutet die Vorbereitung auf einen Nachfrageanstieg mehr als nur Investitionen in die Infrastruktur.

Auf die Frage nach einer Verbesserung, die sie vor der nächsten Spitzenzeit priorisieren würde, nennt Andressa zwei Wege. Technologisch gesehen möchte sie die Investitionskapazitäten in die Infrastruktur , um die Verfügbarkeit zu erhöhen und die Auswirkungen auf die Kunden zu minimieren. Operativ gesehen möchte sie die Mitarbeiter schulen, insbesondere angesichts des Fachkräftemangels im Einzelhandel.

Dieser zweite Punkt gewinnt im Hinblick auf das Sicherheitsszenario noch mehr an Bedeutung. Selbst eine robuste Infrastruktur kann beeinträchtigt werden, wenn die Betreiber nicht vorbereitet, engagiert und sich ihrer Rolle nicht bewusst sind, insbesondere angesichts der Risiken von Cyberangriffen.

Das Ergebnis: ein Verfahren, das darauf ausgelegt ist, das Kundenerlebnis zu schützen

Im Einzelhandel hat die technologische Bereitschaft Auswirkungen, die weit über den IT-Bereich hinausgehen.

Laut Andressa kann ein Unternehmen, das mit Zeiten hoher Nachfrage rechnet, Produkte, Service und Systeme verfügbar halten und ein gleichmäßigeres Einkaufserlebnis bieten. Geschieht dies nicht, kann ein Ausfall zu Unzufriedenheit führen und die Kundenbeziehung beeinträchtigen.

Die Erfahrung von Arco-Mix zeigt, dass die Vorbereitung des Betriebs auf Spitzenzeiten eine Kombination aus technologischer Leistungsfähigkeit, Verfügbarkeit, Notfallplanung, künstlicher Intelligenz und Schulung erfordert.

Denn letztendlich geht es bei der Infrastruktur nicht nur darum, mehr Transaktionen zu ermöglichen. Es geht darum sicherzustellen, dass Kunden auch bei erhöhtem Datenverkehr weiterhin Einkäufe tätigen können.