Wie Arcomix seine IT auf die Nachfragespitzen am Black Friday vorbereitet

Die Supermarktkette Arcomix in Pernambuco bereitet sich mit flexibler Cloud-Computing-Lösung und frühzeitig aktiviertem Support auf den Black Friday vor. Als der Server für das Kassensystem und die Preisänderungen während der Spitzenzeiten ausfiel, konnte das Skyone-Team ihn in weniger als zehn Minuten aktualisieren. Anschließend forderte die IT-Abteilung rechtzeitig Verstärkung an.

Der Black Friday im Supermarkt beginnt auf dem Bildschirm desjenigen, der für die Preise zuständig ist

Für den Verbraucher ist der Black Friday ein Freitag der Schnäppchen. Für die IT-Abteilung einer Supermarktkette beginnt er viel früher und findet an einem weniger sichtbaren Ort statt: im System, das ständig die Preise ändert.

In diesem Umfeld Andressa Silva, IT-Managerin bei Arcomix und Arcovita, einer familiengeführten Einzelhandelskette in der Metropolregion Pernambuco. Sie fasst den Betrieb wie folgt zusammen: Einzelhandel, Cash & Carry und Großhandel, wobei sowohl stationäre Geschäfte als auch ein Online-Shop parallel betrieben werden. Anders ausgedrückt: Das System muss in allen Szenarien und jederzeit verfügbar sein.

Am Black Friday herrscht laut ihrer Aussage hektische Betriebsamkeit: Die Preise ändern sich ständig, und jede Änderung wird über das Kassensystem und einen bei Skyone gehosteten Server abgewickelt. Jede Änderung belastet die Umwelt.

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Was passiert, wenn Erfolg die Infrastruktur überlastet?

Arcomix verfügte bereits über sehr gute Ausrüstung. Das Problem lag woanders: Der Einzelhandel ist dynamisch, die Umsätze stiegen, und dieses Wachstum belastete die Datenbank und den Betrieb zunehmend. Eine Erweiterung der Infrastruktur war notwendig, um die Verfügbarkeit zu gewährleisten.

Für wachsende Unternehmen ist es eine häufige Herausforderung: Die Infrastruktur, die ihnen gestern noch gedient hat, ist für das heutige Volumen nicht mehr ausgelegt. Und im Einzelhandel macht sich Verlangsamung zuerst dort bemerkbar, wo es am meisten schmerzt. Wie Andressa es ausdrückt: Der Vertrieb ist das Herzstück des Einzelhandels und darf in keinem Prozess Verlangsamungen dulden.

Warum hat die Migration in die Cloud alles verändert?

Genau in diesem Moment stieß Arcomix auf Skyone. Die Migration in die Cloud, die der Manager als ziemlich einschneidend beschrieb, brachte zwei Veränderungen gleichzeitig mit sich:

1. Schnelle Skalierung. Heute kann das Team die Ressourcen schnell erweitern, was laut ihrer Aussage in einer On-Premises-Umgebung nicht möglich war.
2. Das gibt dem Management Sicherheit. Sollte es zu einem Zwischenfall kommen, steht ein Support-Team zur Verfügung, das sie als sehr proaktiv beschreibt.

Das Ergebnis ist ein stabiles Umfeld, und dies hat einen wenig beachteten Effekt: Wenn die IT aufhört, Brände zu löschen, können sich die Menschen auf das konzentrieren, was sie wirklich tun müssen.

An dem Tag, als der Server unter Volllast abstürzte (und das Problem in weniger als 10 Minuten behoben war)

Stabilität bedeutet nicht, dass nichts passiert. Am Black Friday führten die starken Preisschwankungen sogar zu einem Serverausfall. Mehr Kapazität war nötig, und zwar schneller.

Das Arcomix-Team kontaktierte Skyone, und das Upgrade war in weniger als 10 Minuten abgeschlossen.

Überlegen Sie einmal, was das bedeutet. In einem überfüllten Supermarkt mit laufenden Sonderangeboten vergehen nur zehn Minuten zwischen dem Beginn eines Kaufvorgangs und dem Ende der Warteschlange an der Kasse. Und in einem realen Betrieb würde dieselbe Modernisierung den Kauf, die Installation und die Konfiguration von Geräten erfordern – ein Prozess, der Tage dauern kann.

Nach dem Schreckmoment die Lehre: vorausschauend handeln

Das Interessanteste an der Geschichte ist, was Arcomix anschließend tat. Das Team lernte, kritische Termine frühzeitig zu erkennen und sich vorzubereiten, bevor das Problem auftritt.

Wenn sie wissen, dass mehr Druck zu erwarten ist, beispielsweise zum Jahresende oder am Black Friday, beginnen sie damit:

• Geben Sie frühzeitig bekannt , dass ein wichtiger Termin bevorsteht.
• Fordern Sie mehr Datenbankspeicherplatz an,bevor Ihr Speicherplatz aufgebraucht ist.
• Eröffnen Sie ein Support-Ticket, um während des Betriebs ein dediziertes Support-Team zur Verfügung zu haben, damit jedes Problem schneller behoben werden kann.

Es ist diese Kombination, die den entscheidenden Unterschied macht: die Ausfallsicherheit der Cloud, die unvorhergesehene Ereignisse in Minuten behebt, und die Planung, die verhindert, dass unvorhergesehene Ereignisse überhaupt erst eintreten.

Wie Sie Ihre IT auf den Black Friday vorbereiten: Eine Checkliste, inspiriert von einer Fallstudie

Häufig gestellte Fragen

Wie bereiten Sie Ihre IT-Infrastruktur auf den Black Friday vor?
Identifizieren Sie die sensibelsten Datenströme, stellen Sie ausreichende Kapazität und Datenbankspeicherplatz sicher und koordinieren Sie die Unterstützung Ihrer Provider im Voraus. Die Fallstudie von Arcomix zeigt, dass vorausschauendes Handeln Probleme verhindert, die später nur durch Flexibilität gelöst werden können.

Hilft die Cloud bei der Bewältigung von Bedarfsspitzen?
Ja, denn sie ermöglicht eine schnelle Ressourcenerweiterung. Im Fall von Arcomix wurde ein Server-Upgrade während des laufenden Betriebs in weniger als 10 Minuten abgeschlossen.

Betrifft der Black Friday nur den Onlinehandel?
Nein. Auch im stationären Einzelhandel übt der Verkaufsboom Druck auf Kassensysteme, Preisgestaltung und Datenbanken aus, wie die Erfahrung von Arcomix zeigt.

Lohnt sich ein dedizierter Support an kritischen Tagen?
Für Betriebsabläufe, bei denen Ausfallzeiten kostspielig sind, ja. Ein Team in Bereitschaft ermöglicht eine schnellere Problemlösung, und Arcomix setzt diese Strategie beispielsweise am Black Friday und zum Jahresende ein.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Ruhe ist eine unsichtbare Aufgabe

Wer am Black Friday bei Arcomix vorbeischaut, sieht Sonderangebote und überfüllte Regale. Was die Leute nicht sehen, ist, wie Andressa und das IT-Team dafür sorgen, dass die Preise aktualisiert werden, die Kassen funktionieren und sich niemand Sorgen um den Server machen muss.

Wenn die Geschichte uns eines gelehrt hat, dann, dass Ruhe und Gelassenheit kein Zufall sind. Sie entstehen durch ein Umfeld, das mit dem Unternehmen wächst, ein Team, das in schwierigen Zeiten an der Seite steht, und die Gewohnheit, frühzeitig Bescheid zu geben. Am Black Friday taucht die IT-Abteilung normalerweise nicht auf. Wenn alles glatt läuft, merkt niemand, dass sie da war – und genau so sollte es sein.

Wenn auch Ihr Betrieb unter der Spitzenlast leidet, lohnt es sich, mit einer einfachen Frage zu beginnen: Was würde mit Ihrer IT-Abteilung passieren, wenn sich das Volumen morgen verdoppeln würde? Die Antwort zeigt Ihnen in der Regel, wo Sie ansetzen sollten.

Verfasst von Skyone