Kreditorenbuchhaltung: 7 Praktiken zur Steigerung der Produktivität

Weniger als 40 % der Unternehmen überleben die ersten fünf Jahre. Die Kontrolle der Verbindlichkeiten kann dazu beitragen, diese Statistik zu vermeiden, da dieses Instrument ein Schlüsselelement für die finanzielle Stabilität jedes Unternehmens ist, unabhängig von seiner Größe.

Mit dieser Strategie ist es letztendlich möglich, alle Ausgaben eines Unternehmens zu verstehen und zu organisieren, wodurch Zahlungsausfälle oder die Anhäufung von Verbindlichkeiten, die die finanziellen Möglichkeiten des Unternehmens übersteigen, vermieden werden.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie dieses Finanzmanagement-Tool funktioniert und lernen bewährte Methoden kennen, um die Produktivität und Effizienz in diesem Sektor zu steigern.

Viel Spaß beim Lesen!

Was versteht man unter Kreditorenbuchhaltungskontrolle?

Um das Hauptziel der Geschäftstätigkeit (Gewinn) zu erreichen, ist es notwendig, in Räumlichkeiten, Rohstoffe, Mitarbeiter, Werkzeuge usw. zu investieren.

Wir wissen, dass Investitionen Kosten für das Unternehmen verursachen, und diese Kosten können, wenn sie nicht richtig verwaltet werden, sich unkontrolliert ausweiten und das Wachstum des Unternehmens behindern, bis hin zum Konkurs.  

Um künftige Liquiditätsprobleme in Ihrem Unternehmen zu vermeiden, ist es daher unerlässlich, eine Kreditorenbuchhaltungskontrolle einzuführen. 

Diese Strategie zielt darauf ab, die Zahlung aller Firmenrechnungen zu organisieren, zu verwalten und zu erfassen, um Verzögerungen, Strafen und Zinsen zu vermeiden.

Worin besteht der Unterschied zwischen Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sowie Forderungen aus Lieferungen und Leistungen?

Die Kreditorenbuchhaltung sollte alle Ausgaben umfassen, die für die Durchführung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens notwendig sind. 

ihrerseits alle Einnahmen umfassen, die in den Cashflow des Unternehmens fließen .

Darüber hinaus ist es unerlässlich, eine Strategie umzusetzen, die sowohl auf die Verwaltung von Vermögenswerten als auch von Verbindlichkeiten abzielt – also die Kontrolle von Verbindlichkeiten und Forderungen. 

Wie verwaltet man die Kreditorenbuchhaltung? 7 praktische Tipps

1. Trennen Sie Ihre privaten Finanzen von Ihren geschäftlichen Finanzen

Der erste Schritt zu einem erfolgreichen Geschäftsvorhaben ist die Trennung der Finanzen, selbst in Kleinst- und Kleinunternehmen.

Mit dieser Strategie vermeiden Sie, Geschäftseinnahmen für private Ausgaben zu verwenden. Darüber hinaus verhindert diese Trennung auch das Gegenteil: die Verwendung privater Mittel zur Erfüllung geschäftlicher Verpflichtungen.

Der erste (und grundlegende) praktische Tipp lautet also: Nutzen Sie ein Bankkonto ausschließlich für Ihr Unternehmen und leiten Sie alle Einnahmen darauf ein!

2. Zentralisierung der Kontenverwaltung

Nutzt Ihr Unternehmen mehrere Tabellenkalkulationen oder Notizbücher für die Finanzverwaltung? Wenn ja, sollten Sie diese Strategie aufgeben und die Kontrolle an einem zentralen Ort bündeln.

Dadurch wird es einfacher, die Ausgaben für einen bestimmten Monat oder Zeitraum zu organisieren und zu verfolgen, sowie den Fälligkeitstermin für jede Verpflichtung.

Wir empfehlen Ihnen außerdem, sich für ein intelligentes Finanzorganisationsmodul mit Cloud-Speicher zu entscheiden, mit dem Sie von überall aus auf Ihre Kreditorenbuchhaltungs-Tabelle zugreifen können – Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung.

3. Alle Transaktionen erfassen

Alle Ausgaben müssen erfasst werden , unabhängig von ihrer Höhe. Diese Vorgehensweise gewährleistet nicht nur ein effizientes Finanzmanagement, sondern auch den Erfolg des gesamten Unternehmens.

Letztlich ist der Finanzsektor mit allen Abteilungen eines Unternehmens (direkt oder indirekt) verbunden. 

Und wenn das Management ineffizient wird, wirkt sich das negativ auf verschiedene Sektoren und Aktivitäten aus, zum Beispiel auf den Cashflow , die Lagerhaltung, die Ergebnismessung und andere Bereiche.

Deshalb sollten Sie immer alle Transaktionen dokumentieren – egal ob ihr Wert 30,00 R$ oder 3.000,00 R$ beträgt – um Überraschungen und Zahlungsverzug am Monatsende zu vermeiden.

4. Den Cashflow überwachen

Der Cashflow dient der Verwaltung der Zahlungen und Einnahmen eines Unternehmens und ist ein grundlegendes Instrument zur Kontrolle der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen , da er Berichte über alle Kosten liefert.

Um die Effizienz dieses Instruments zu gewährleisten, ist es neben dessen Implementierung auch notwendig, es regelmäßig zu überwachen, seine Aufzeichnungen zu verfolgen und den Geldfluss zu überprüfen.

Dadurch wird es einfacher, alle Ausgaben eines Unternehmens während eines bestimmten Zeitraums sowie etwaige Finanzierungslücken zu identifizieren, die möglichst schnell geschlossen werden sollten.

5. Investieren Sie in Automatisierung

Nutzt die Finanzabteilung Ihres Unternehmens Technologien, die eine höhere Geschwindigkeit und Genauigkeit der Abläufe ermöglichen? 

Menschliche Fehler können einem Unternehmen Verluste

Tools, die direkt zur Kontrolle der Kreditorenbuchhaltung beitragen oder indirekt, beispielsweise zum Lieferantenmanagement , helfen der Finanzabteilung, auf hohem Niveau zu arbeiten und die erwarteten Ergebnisse zu erzielen.

Ganz abgesehen davon, dass Ihr Unternehmen durch Investitionen in Automatisierung eine höhere Mitarbeiterproduktivität , wodurch diese ihre Energie auf andere Aktivitäten konzentrieren können, die zum Unternehmenswachstum beitragen.

6. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen dürfen nicht als Sicherheiten verwendet werden

Käufe mit Kreditkarte werden nicht immer sofort abgebucht. Tatsächlich benötigen die meisten Institute bis zu 30 Tage, um die Gutschrift freizugeben.

daher nicht als Teil Ihres verfügbaren Vermögens, insbesondere wenn Sie neue finanzielle Verpflichtungen eingehen, da unvorhergesehene Ereignisse eintreten können, die Ihr Unternehmen daran hindern, diese Verpflichtungen zu erfüllen.

Bei Bedarf kann auch auf Forderungsfinanzierung , eine Finanzierungsform, bei der die ausstehende Forderung vor dem Fälligkeitstermin belastet wird und die im Vergleich zu einem herkömmlichen Darlehen oder anderen Kreditformen .

7. Effizientes Lieferantenmanagement

Der Schlüssel zu mehr Effizienz im Lieferantenmanagement liegt in der Automatisierung dieses Bereichs mit intelligenter Software.

Somit werden alle Informationen und Prozessabläufe automatisch und intelligent an einem Ort zusammengeführt, was beiden Parteien einen praktischen und schnellen Zugriff auf diese Daten ermöglicht.

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• Die Gutschrift erfolgt innerhalb von 6 Werktagen auf das Konto des Lieferanten.

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Verfasst von Skyone